Pemerintah Kota Tegal melalui Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika (Dishubkominfo) Kota Tegal menjajaki perubahan sistem tata kelola persuratan, dari tata kelola konvensional dengan tata kelola persuratan elektronik menggunakan “SiMaya”. Hal ini, disampaikan kepala Dishubkominfo Kota Tegal Johardi saat sosialisasi SiMaya, Rabu (5/11) di Ruang Rapat Lantai II, Gedung Sekretariat Daerah Kota Tegal.

Johardi menyampaikan sosialisasi program SiMaya terkait dengan perubahan didalam tata kelola persuratan diselenggarakan dengan semangat reformasi birokrasi, agar dalam memberikan arahan kepada bawahan, berupa disposisi dan lainnya tidak dengan cara manual, melainkan menggunakan cara elektronik, bisa dengan komputer, laptop, tablet atau yang lain.

Ini merupakan program baru di Pemerintah Kota Tegal sehingga masih banyak tahapan-tahapan yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya untuk bisa memberikan pengertian, penjelasan dan penguasaan terhadap pelaksanaan program SiMaya.

Salah satunya dengan pelaksanaan sosialisasi kepada kepala SKPD dan kemudian ada bimbingan teknik, yang rencananya akan dilaksanakan selama tiga hari yakni 5 - 7 Desember 2014, dimana bintek tersebut disamping materi juga diberikan praktek simulasi mulai dari surat masuk, surat diarsip, sampai dengan diselesaikannya disposisi.

Implementasi, jika benar-benar lancar rencananya bisa di implementasikan di tahun 2015. Namun kelemahanya, jika Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) tidak menyediakan alat-alat penunjang seperti scanner dan lainnya mungkin akan terkendala.

Itu nanti urusan berikutnya, sementara ini pihaknya akan mengoptimalkan fasilitas yang ada agar didalam praktek SiMaya ini bisa berjalan.

SiMaya ini merupakan tahapan awal, adalah mengenal program SiMaya dan mempraktekannya dahulu, namun untuk bisa mengoptimalkannya sambil berjalannya waktu kita melengkapi sarana dan prasarana yang ada secara bertahap. Jika diperkenankan oleh DPRD maka akan direalisasikan pengadaan Scanner dan Tablet sebagai sarana penunjang program SiMaya

Dalam sosialisasi yang sampaikan oleh staf Direktorat E-Government Kementrian Komunikasi dan Informatika S. Juliandri Simanungkalit, menyampaikan bahwa program SiMaya adalah aplikasi tata kelola persuratan, administrasi perkantoran yang berjalan melalui dunia maya.

Menurut S Juliandri Simanungkalit dengan program SiMaya proses disposisi surat akan lebih efektif, tidak terhalang tempat dan waktu. Ia mengilustrasikan sebuah surat yang memanfaatkan program SiMaya, diawali saat surat datang, melalui email atau hasil Scan, kemudian surat tersebut di arsip oleh petugas tata usaha yang sekaligus mengirimkan surat tersebut ke pimpinan melalui SiMaya. Selanjutnya surat tersebut dibaca oleh pimpinan dimanapun ia berada dan selanjutnya mendisposisikan kepada bawahan juga melalui SiMaya. Dengan demikian Pimpinan bisa lebih efektif dalam melaksanakan perintahnya. (tomi)